PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dalam setiap badan pemerintahan, kegiatan pendidikan ataupun suatu kegiatan kemahasiswaan, biasanya terdapat suatu bentuk organisasi, dimana dalam pelaksanaannya terdapat suatu sasarn atau tujuan yang ingin dicapai, untuk itu diperlukan suatu struktur organisasi yang baik dan dapat dipertanggungjawbkan. Akan tetapi, pada saat ini tidak sedikit dari pelaksana organisasi yang tidak memahami tentang bagaimanakah suatu struktur organisasi yang baik dan terarah.
Oleh karena itu, kiranya kami perlu untuk membahas tentang struktur organisasi. Kami akan coba untuk membahas hal tersebut dalam makalah kami yang kami beri judul “MANAJEMEN STRUKTUR”.
B. Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan struktur organisasi?
2. Bagaimana deskripsi tugas dan spesifikasi petugas itu?
3. Bagaimanakah perubahan lingkungan dan dinamika struktur organisasi?
BAB II
PEMBAHASAN
MANAJEMEN STRUKTUR
A. Struktur Organisasi
Menurut E. Kast dan James E. Rosenzwing (1974) struktur diartikan sebagai pola hubungan kompenen atau bagian suatu organisasi. Struktur merupakan system formal hubungan kerja yang membagi dan mengkordinasikan tugas orang dan kelompok agar tercapai tujuan. Menurut Simon (1958) struktur itu sifatnya relative stabil, statis, dan berubah lambat atau memerlukan waktu untuk penyesuaian-penyesuaian.
Pada struktur organisasi tergambar posisi kerja, pembagian kerja, jenis kerja yang harus dilakukan, hubungan atasan dan bawahan, kelompok, komponen atau bagian, tingkat manajemen dan saluran komunikasi. Suatu struktur organisasi menspesifikasi pembagian kegiatan kerja dan bagaimana fungsi atau kegiatan kerja dan menunjukan bagaiman fungsi atau kegiatan yang berbeda-beda itu dihubungkan. Struktur itu juga menunjukan hierarki dan struktur wewenang organisasi serta memperlihatkan hubungan pelapornya. Menurut Stoner, (1986) struktur organisasi dibangun oleh lima unsur, yaitu : 1) spesialisasi aktivitas; 2) standardisasi aktivitas; 3) Koordinasi aktivitas; 4) sentralisasi dan disentralisasi pengambilan keputusan; dan 5) ukuran unit kerja[1].
Spesialisasi aktivitas mengacu pada spesifikasi tugas perorangan dan kelompok di seluruh organisasi atau pembagian kerja dan penyatuan tugas tersebut ke dalam unit kerja (departementalisasi).
Standar aktivitas merupakan prosedur yang digunakan organisasi untuk menjamin kelayakgunaan (predicatability) aktivitas. Banyak dari posedur ini ditetapkan dengan memformulasikan aktivitas dan hubungan dalam organisasi.
Koordinasi aktivitas adalah prosedur yang memadukan fungsi-fungsi dalam organisasi, seperti fungsi primer dalam suatu badan usaha, pemasaran, produksi dan penjualan merupakan fungsi garis yang secara langsung menyumbangkan pada pencapaian tujuan organisasi memerlukan koordinasi.
Sentralisasi dan disentralisasi pengambilan keputusan mengacu pada lokasi kekuasaan pengambilan keputusan. Sentralisasi adalah proses konsentrasi wewenang dan pengambilan keputusan pada tingkat atas suatu organisasi. Keuntungan sistem sentralisasi antara lain pengaturan yang sama bagi semua unit dalam organisasi. Kelemahannya, bawahan tidak berkembang dan putusan oleh atasan menyita waktu lama, terlebih jika data ada pada bawahan. Untuk mengatasi hal itu dilakukan pendelegasian wewenang pada semua tingkat organisasi, yang disebut desentralisasi. Mitzberg membedakan antara desentralisasi vertikal dan desentralisasi horizontal. Desentralisasi vertikal adalah pembagian wewenang formal berdasarkan garis komando (dari atas ke bawah). Sedangkan desentralisasi horizontal memerlukan wewenang untuk berttindak tidak secara herarki melainkan bergantung pada keahlian (wewenang fungsional).
Desentralisasi semakin perlu manakala organisasi semakin berkembang. Dengan berkembangnya organisasi, maka organisasi yang berdasarkan desentraliosasi tidak akan dapat mewadahi masalah-masalah yang timbul dan mengalir ke atas. Namun demikian seberapa banyak dilakukan desentralisasi, akan sangat bergantung pada :
1. Siapa yang mengetahui informasi, semakin banyak informasi yang diketahui bawahan, semakin banyak orang yang dapat melakukan desentralisasi.
2. Siapa yang mampu mengambil keputusan, semakin banyak bawahan yang mampu, semakin banyak orang yang dapat melakukan desentralisasi.
Perlunya desentralisasi harus dikaitkan dengan bila harus ada putusan cepat dilakukan pada tingkat lokal, kesibukan pimpinan tinggi, inisiatif dan moral bawahan memerlukan perbaikan.
Salah satu tuntutan adanya desentralisasi adalah koordinasi , baik koordinasi vertikal maupun koordinasi horizontal, koordinasi vertikal mengandung unsur; 1) Rantai komando, 2)Rentang pengawasan, 3) Delegasi. Sedangkan koordinasi horizontal yaitu proses pengintegarsian kegiatan pada tingkat yang sama. Seperti halnya desentralisasi horizontal, maka koordinasi horizontal pun memerlukan keahlian fungsional bukan hierarki.
Kebaikan sistem desentralisasi adalah: a. Pendidikan dan pengajaran dapat disesuaikan dengan memenuhi kebutuhan masyarakat setempat. b. Kemungkinan adanya persaingan yang sehat diantara daerah atau wilayah sehingga masing-masing berlomba-lomba untuk menyelenggarakan sekolah dan pendidikan yang baik. c. Kepala sekolah, guru-guru, dan petugas-petugas pendidikan yang lain akan bekerja dengan baik dan bersungguh-sungguh.
Adapun keburukannya adalah: a. Karena otonomi yang sangat luas, kemungkinan program pendidikan diseluruh negara akan berbeda-beda. b. Hasil pendidikan dan pengajaran tiap-tiap daerah atau wilayah yang sangat berbeda. c. Kepala sekolah, guru-guru, dan petugas-petugas pendidikan lainnya cenderung untuk menjadi karyawan-karyawan yang matrealistik.
Ukuran Unit Kerja, mengacu pada jumlah pegawai dalam suatu kelompok kerja. Unit kerja harus di analisa denagn tujuan untuk mengidentifikasi unit-unit kerja yang diperlukan dan memberi penjelasan kepada setiap personalia yang bekerja pada unit-unit kerja. Tugas-tugas individu, prosedur kerja, tanggung jawab, dan kualifikasi petugas.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa pengorganisasian menyangkut penentuan pekerjaan, pembagian kerja, penetapan mekanisme untuk mengkoordinasikan kegiatan, salah satu hasil dari proses ini adalah STRUKTUR ORGANISASI yang merupakan prosedur formal menajemn organisasi. Struktur ini dibentuk sangat bergantung pada tujuan organisasi dan strategi yang akan dipergunakan untuk mencapai tujuan itu, sehingga dibutuhkan suatu struktur yang mantap (tepat) agar tujuan dapat tercapai dengan baik dan sukses.
Struktur yang mantap adalah struktur organisasi yang bisa bertahan relatif lama dan dapat mendukung pencapaian tujuan organisasi secara sukses. Kestabilan struktur dapat dicapai dengan adanya struktur yang fleksibel.
Ciri-ciri Struktur yang Mantap, yaitu:
1. Bersifat fleksibel
2. Tidak mudah berubah oleh pengaruh-pengaruh perubahan lingkungan
3. Dinamis akibat penyesuaian dengan tuntutan lingkungan pada deskripsi tugasnya
4. Para petugas taat akan kewajibannya, penuh tanggungjawab, mampu mengontrol diri
5. Ada kerja sama yang terpadu dengan sub sistem-sub sistem manajemen yang lain dalam usaha mencapai tujuan organisasi.
B. Deskripsi Tugas dan Spesifikasi petugas
Deskrisi tugas yaitu suatu uraian yang jelas tentang tugas-tugas atau pekerjaan-pekerjaan yang harus dikerjakan oleh individu. Kelengkapan deskripsi tugas adalah spesifikasi petugas, yaitu penjelaskan tentang kualitas atau kompetensi petugas yang diperlukan. Misalnya; batas usia, keadaan fisik, pengalaman, keahlian, ketrampilan, ijazah.
Pengorganisasian sebagai proses membagi kerja kedalam tugas-tugas yang lebih kecil, membebankan tugas-tugas itu kepada orang yang sesuai dengan kemampuannya, dan mengalokasikan sumber daya, serta mengkoordinasikannya dalam rangka efektivitas pencapaian tujuan organisasi. Ernest Dale (Stoner, 1986) memberikan pengorganisasian sebagai sebuah proses yang berlangkah jamak.
Tahap pertama, yang harus dilakukan dalam merinci pekerjaan adalah menentukan tugas-tugas apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tahap kedua, membagi seluruh beban kerja menjadi kegiatan-kegiatan yang dapat dilaksanakan oleh perseorangan atau kelompok. Dan didasarkar pada kualifikasi, tidak dibebani terlalu berat dan juga tidak terlalu ringan. Tahap ketiga, menggabungkan pekerjaan (departementalisasi) para anggota dengan cara yang rasional dan efesien. Tahap keempat, menetapkan mekanisme kerja untuk mengkoordinasikan pekerjaan dalam satu kesatuan yang harmonis. Tahap kelima, melakukan monitoring dan mengambil langkah-langkah penyesuaian untuk mempertahankan dan meningkatkan efektivitas.
Karena pengorganisasian merupakan suatu proses yang berkelanjutan, diperlukan penilaian ulang terhadap keempat langkah sebelumnya secara terprogram atau berkala, untuk menjamin konsistensi, efektif, dan efisien dalam memenuhi kebutuhan.
C. Perubahan Lingkungan dan Dinamika Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah pengorganisasian yang menyangkut penentuan pekerjaan, pembagian kerja, dan penetapan mekanisme untuk mengkoordinasikan kegiatan. Hubungan dalam organisasi menunjukan kaitan antara tanggung jawab, wewenang dan pelaporan atau akontabilitas. Akontabilitas adalah keharusan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas yang menagcu kepada sasaran yang ingin dicapai oleh organisasi.
Bentuk-bentuk hubungan dalam organisasi pada umumnya dan organisasi pendidikan sangat banyak dan bervariaasi, dalam organisasi sekolah yang benar. Kesemuanya itu sering dipertanyakan dalam bentuk-bentuk hubungan apa dalam konteks organisasi sekolah, apakah hubungan garis, hubungan staf , hubungan konsultatif, atau hubungan koordinatif.
Dalam pelaksanaan suatu organisasi sering kali terjadi perubahan lingkungan dan dinamika struktur organisasi, sesuai dengan perubahan sasaran atau tujuan dalam pelaksanaan suatu kegiatan organisasi yang dijalankan. Untuk menatasi masalah seperti ini, maka seorang manajer pendidikan harus responsif terhadap perubahan-perubahan lingkungan pendidikan dan berusaha menjawab tantangan-tantangan tersebut. Caranya dengan mengubah dan menyesuaikan struktur organisasi yang cocok sebagai antisipasi terhadap perubahn lingkunagan yang lebih tepat dengan tuntutan keadaan.
Struktur yang dibuat para manajer diharapkan bersifat fleksibel, yang disesuaikan dengan situasi dan kondisi lingkungan pendidikan (organisasi) yang tidak pasti. Struktur yang fleksibel bisa bertahan cukup lama, disamping sturktur menjadi mantap juga tidak membosankan para pelaksananya.
BAB III
KESIMPULAN
Dari berbagai penjelasan tentang ”Manajemen Struktur” di atas dapat diambil kesimpulan, sebagai berikut:
a. Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa.
b. Deskrisi tugas yaitu suatu uraian yang jelas tentang tugas-tugas atau pekerjaan-pekerjaan yang harus dikerjakan oleh individu. Kelengkapan deskripsi tugas adalah spesifikasi petugas, yaitu penjelaskan tentang kualitas atau kompetensi petugas yang diperlukan. Misalnya; batas usia, keadaan fisik, pengalaman, keahlian, ketrampilan, ijazah.
c. Dalam pelaksanaan suatu organisasi sering kali terjadi perubahan lingkungan dan dinamika struktur organisasi, sesuai dengan perubahan sasaran atau tujuan dalam pelaksanaan suatu kegiatan organisasi yang dijalankan. Untuk mengatasi masalah seperti ini, maka seorang manajer pendidikan (organisasi) harus responsif terhadap perubahan-perubahan lingkungan pendidikan dan berusaha menjawab tantangan-tantangan tersebut. Caranya dengan mengubah dan menyesuaikan struktur organisasi yang cocok sebagai antisipasi terhadap perubahan lingkungan yang lebih tepat dengan tuntutan keadaan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar